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Fondation de Nant

Die von PSINOVA und Canon gemeinsam angebotene Lösung InvoiceChannel zur papierlosen Verarbeitung von Kreditorenrechnungen mit SAP als ERP-System ist erneut erfolgreich installiert worden. Das Beispiel der Fédération des hôpitaux vaudois Informatique (FHVI) zeigt, wie die Lösung implementiert und produktiv genutzt wird.

Zusammen mit dem angeschlossenen Spital Fondation de Nant hat sich die Fédération des hôpitaux vaudois Informatique (FHVI) Ende 2015 für die Lösung InvoiceChannel und damit für eine workflow-basierte Rechnungsverarbeitung entschieden.

Kostenmindernde Faktoren

Um den Rahmen der externen Kosten möglichst tief zu halten, definierte die FHVI folgende kostenmindernden Massnahmen:

  • Die Funktion einer automatischen Erkennung buchungsrelevanter Daten beim Scanprozess mit dem Schweizer Rechnungsleser wurde nicht gewünscht
  • Die Fachtests und das Go Live wurde durch Eigenleistung des FHVI umgesetzt und das Projekt wurde im Rahmen des Best Practice Angebots umgesetzt.

Seit dem 3. Oktober 2016 ist die Lösung von PSINOVA und Canon mit grossem Erfolg produktiv und geniesst eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Der Workflow der Kreditorenrechnungsverarbeitung wurde weitestgehend automatisiert und stellt sich heute wie folgt dar:

  1. Der ESR Code wird automatisch erkannt. Dadurch entfällt das Einlesen über einen ESR-Leser und der Lieferant und Buchungskreis werden automatisch ausgewählt, wenn das entsprechende Konto in SAP hinterlegt ist.
  2. Die Finanzkompetenzregeln wurden in Abhängigkeit der jeweiligen Kostenstellen und Beträge hinterlegt. Dadurch werden nun die für die Freigabe der Rechnung zuständigen Personen über eine Web-Oberfläche automatisch vorgeschlagen.
  3. Die Verantwortlichen erhalten nach der Kontierung der Rechnung eine Aufforderung via E-Mail und können die Rechnung über das Web-Portal freigeben.
  4. Nach Freigabe werden die Rechnungen automatisch in SAP verbucht.

Die FHVI hat mit einer grossen Eigenleistung massgeblich zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts beigetragen. Die Verantwortlichen haben sich aufgrund der gesammelten Erfahrungen dazu entschieden, die Lösung einem weiteren Spital zur Nutzung anzubieten und 2017 auszurollen.
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