Rechnungsverarbeitung automatisiert – mit „Happy Case“

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Mit zunehmendem Kostendruck wachsen auch die Anforderungen unserer Kunden an die Automatisierung der Workflows. So war die Idee der Schweizerischen Post, weitere Automatisierungen im Kreditorenprozess vorzunehmen. Dabei soll betragsabhängig ein automatisierter Workflow gestartet oder die Rechnung direkt gebucht werden, ohne dass in den Prozess eingegriffen werden muss.
Die Lösung ist einfach: mit der frei konfigurierbaren Freigabesteuerung PSINOVA ORM (Object Release Management) können diese und weitere Automatisierungsschritte per Customizing implementiert werden. Hier ein Beispiel eines „Happy Case“-Szenarios:

Automatische Direktverbuchung einer Rechnung mit einem Betrag unter CHF 1‘000.-
Damit eine Rechnung direkt verbucht werden kann, sind aus der Erkennung folgende Felder notwendig:
• Verursacher der Rechnung (z.B. Mailadresse, Bestellung oder direkt auf der Rechnung erwähnt)
• Sachkonto
• Kostengefäss (Kostenstelle, Auftrag, PSP, WE)
• ESR oder QR-IBAN (IBAN ist bereits eingerichtet)

Weitere Attribute zum Ein- oder Ausschliessen der automatisierten Direktbuchung können durch die Post in einer Tabelle gepflegt werden:
• Buchungskreis
• Betrag
• Kreditor Nummer (Nummernrange)
• Land aus Kreditorenstammdaten
• Währung
• Sachkonto (Bilanzkonto)

Automatisierter (Freigabe-)Workflow Start einer Rechnung mit einem Betrag ab CHF 1'000.-

Dazu notwendige Felder:
• Verursacher (z.B. Mailadresse, Bestellung oder direkt auf der Rechnung erwähnt)
• Sachkonto
• ESR oder QR-IBAN (IBAN ist bereits eingerichtet)

Weitere Attribute zum Ein- oder Ausschliessen des automatisieren Workflowstarts können durch die Post in einer Tabelle gepflegt werden:
• Buchungskreis
• Betrag
• Kreditor Nummer (Nummernrange)
• Land aus Kreditorenstammdaten
• Währung
• Sachkonto (Bilanzkonto)

Mit diesem einfach in PSINOVA InvoiceChannel konfigurierbaren Szenario kann i.d.R. ein Grossteil der Rechnungen mit deutlich weniger Interaktion und dadurch schneller im Gesamtprozess verarbeitet werden.
Die Lösung funktioniert systemübergreifend über mehrere SAP-Systeme.

Bei der Schweizerischen Post ist man überzeugt, mit der langjährigen Partnerschaft mit PSINOVA auf dem richtigen Weg zu sein. Der Einführung der Erweiterung hat nur wenige Wochen gedauert, um die Bedürfnisse der Anwender möglichst genau zu ermitteln, die Prozesse zu testen und produktiv zu schalten.

„Diese Automatisierung bringt der Post eine effiziente Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Dadurch werden Kapazitäten frei, in welchen Kreditorenmitarbeitende komplexere Themen vorantreiben können.“ erklärt der Bereich Prozesse & Services ERP bei der Post.

Über die Schweizerische Post

Die Schweizerische Post ist als Mischkonzern im Kommunikations-, Logistik-, Retailfinanz- und Personenverkehrsmarkt tätig. Im Kommunikationsmarkt umfasst ihr Angebot die Zustellung von Briefen und Zeitungen, Direct Marketing, Informationslösungen und Dokumentenmanagement. In der Logistik ist sie als Paket-, Kurier- und Expressdienstleisterin sowohl im Heimmarkt als auch grenzüberschreitend aktiv und bietet zudem massgeschneiderte und umfassende Logistiklösungen an. Im Retailfinanzmarkt bietet die Tochtergesellschaft PostFinance AG umfassende Dienstleistungen für Zahlungsverkehr, Sparen, Anlegen sowie Vorsorge- und Finanzierungslösungen an und verfügt seit 2013 über eine Banklizenz. Im öffentlichen Personenverkehr betreibt die Tochtergesellschaft PostAuto AG Buslinien im Regional-, Orts- und Agglomerationsverkehr. Die Post ist in rund 25 Ländern präsent. Sie beschäftigt weltweit mehr als 54'000 Mitarbeitende und erwirtschaftete 2020 einen Umsatz von über 7 Milliarden Franken.
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