Archive Completeness Check

Wie schnell wird ein Dokument vergessen? Ob aus technischen, organisatorischen oder allzu menschlichen Gründen. Es kann immer vorkommen und kann unangenehme Folgen haben. Gut, wenn dies frühzeitig erkannt und korrigiert werden kann. Dies stellt der PSINOVA Archive Completeness Check (ACC) für Sie sicher!

Die Dokumentationspflichten werden immer anspruchsvoller und die Anwendungen und Verfahren, die für die Archivierung der notwendigen Dokumente verantwortlich sind, immer komplexer. Zum Teil automatisiert, zum Teil manuell sind die Vielzahl der Vorgänge kaum mehr zu überblicken oder zu kontrollieren. Schnell wird eine Ablage vergessen oder im Rahmen von Programm- oder Customizing-Änderungen ein Archivierungsvorgang unterbrochen. Der PSINOVA ACC deckt solche Situationen sofort auf und findet auch die Lücken in der Vergangenheit.

Basierend auf einmal hinterlegten Findungsregeln wird durch den PSINOVA ACC regelmässig die Vollständigkeit der Ablage überprüft. Dies kann in allen Anwendungsbereichen des SAP ERP eingesetzt werden. Die Ergebnisse werden an eine zentrale Monitoring-Instanz gemeldet, dort protokolliert und der Zustand Ampel-ähnlich farblich signalisiert. Eine automatische Benachrichtigung per Mail oder Workflow an den jeweiligen Anwendungsverantwortlichen ist ebenfalls möglich. So kann die Situation zeitnah und sicher behoben werden. Andernfalls wird bei der nächsten Prüfung erneut gewarnt.

Neben der einfachen Prüfung, ob ein Dokument abgelegt wurde, können auch weitere Prüfungen durchgeführt werden. So kann z. B. geprüft werden, ob ein Dokument noch immer online zugreifbar ist oder ob es das geforderte Format besitzt.

Features

• Anwenungsübergreifende regelmässige Überprüfung
• Zentrales Monitoring mit Ampel-Funktion
• Rollenbasierte Benachrichtigung

Ihre Vorteile

• Gewissheit bei der Erfüllung der Dokumentationspflichten
• Sicherheit vor unliebsamen Überraschungen bei Prüfungen
• Schutz vor Konsequenzen durch technisches oder menschliches Versagen