ProcurementChannel

Ohne elektronische Freigabeprozesse erzeugen Bestellanforderungen hohen administrativen Aufwand. Mangelnde Transparenz und Ineffizienz durch lange Verteilungswege sind oft die Folge von papiergestützten Anforderungen. Mit dem BANF Channel ist es Mitarbeitern möglich Bestellanforderungen einfach und effizient in einer Web-Maske auszulösen: Am PC oder auch optional via Smartphones oder Tablets können Mitarbeiter in der Web-Maske alle notwendigen Angaben zur Bestellung eintragen und damit einen Genehmigungsvorgang starten, welcher im weiteren Prozess transparent durch das SAP-System gesteuert wird.

Funktionsweise

Mitarbeiter, die Bestellanforderungen mit dem BANF Channel elektronisch aus dem Web abwickeln möchten, greifen dazu auf einen allgemeinen Link im Web-Browser zu. Dieser Link öffnet eine Website, auf der sowohl freie formlose Anträge erstellt werden, als auch klar strukturierte Anträge mit Bestelldaten wie Materialnummer, Materialtext, Warengruppe, Menge, Sachkonto, Wunschlieferant, etz. eingetragen werden können. Aus SAP können über das SAP-zertifizierte Web-Interface auch Daten zur Komplettierung oder Vorbelegung hinzugezogen werden. Nach Absendung des ausgefüllten Formulars werden die Daten im SAP-System einer SAP-Standardprüfung (BAPI) unterzogen, dem PSINOVA Workflow übergeben und im SAP eine Bestellanforderung (BANF) erzeugt. Der Einkäufer erhält nach Anlage der BANF ein WorkItem in seinem SAP Business Workplace und kann dort die BANF prüfen, ändern oder in einen Genehmigungsumlauf schicken. Hierfür werden die benötigten Genehmiger entweder manuell (also ad hoc) oder auf Wunsch automatisch nach Unternehmensrichtlinien festgelegt. Die Ablaufsteuerung, die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips und die Überwachung der Genehmigungsschritte erfolgt dabei durch das Object Release Management (ORM). In der Folge werden die genehmigungsberechtigten Mitarbeiter nacheinander über eine offene Freigabe informiert. Diese Mail enthält einen Link auf eine für diesen Genehmigungsschritt einmalig generierte Website, in der die Bestellanforderung benutzerfreundlich genehmigt und kommentiert oder abgelehnt werden kann. Mit der kompletten Freigabe im Web wird in SAP aus der BANF automatisch eine Bestellung angelegt. Wurde hingegen im Genehmigungsumlauf ein Schritt abgelehnt, erhält der Einkäufer zur Information ein zusätzliches WorkItem in seinem SAP Business Workplace und kann den BANF-Prozess neu initiieren.

Ihre Vorteile

• Einfache Bedienbarkeit im Web
• Einstufige oder mehrstufige Bestellfreigaben möglich
• Ad-hoc Freigabesteuerung oder automatische Bearbeiterfindung
• Benutzung auch mit Tablets und Smartphones möglich
• Steuerung und Protokollierung durch SAP
• Nutzung von SAP Sicherheitsszenarien
• Revisionssicherheit
• Freigabesteuerungen und Web-Anwendung für weitere Prozesse nutzbar und erweiterbar
• Hohe Anwenderakzeptanz