PaybackChannel

Auslagenerstattungen sind üblicherweise mit hohem administrativen Aufwand verbunden. Dies führt häufig zu hoher Frustration durch langwieriges Ausfüllen von Papierformularen und lange manuelle Freigabeprozesse bei Antragsstellern, sowie andererseits bei Sachbearbeitern durch unvollständige oder unleserliche Anträge und aufwändige Klärungs- und Freigabeprozesse. Mit dem PaybackChannel liefern wir eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung zur Verarbeitung von Auslagenerstattungen mit SAP in einer anwenderfreundlichen Web-Maske für interne oder externe Mitarbeiter.

Funktionsweise

Mitarbeiter füllen im Browser ein generiertes PDF-Formular mit den Daten der Auslagen, wie Betrag, Datum und Grund der Auslage aus und laden ggf. Belege zum Vorgang oder Fotos/Scankopien direkt über die Bearbeiter Maske vom PaybackChannel am PC oder Mobilgerät hoch. Formulare, die regelmässig in Gebrauch sind, können als Vorlage im Web gespeichert werden. Dies vereinfacht die Erfassung der Spesenrückerstattung. Auf Knopfdruck wird das ausgefüllte Formular an eine einheitliche, hinterlegte E-Mail-Adresse für die weitere Verarbeitung gesandt. Mit dem elektronischen Eingang des ausgefüllten Formulars beginnt die SAP gesteuerte Freigabe. In diesem Workflow wird automatisch aufgrund Unternehmensrichtlinien und betragsabhängig die freigebende Führungskraft ermittelt und die Auslagenabrechnung an diese weitergeleitet. Der Genehmiger hat die Möglichkeit, den Antrag zurück an den Antragsteller zu schicken, um gegebenenfalls Rückfragen oder Unklarheiten zu klären. Nach entsprechender Freigabe der Führungskraft wird die Abrechnung automatisch an eine Prüfstelle im Controlling übergeben. Dort werden optional die zusätzlich im Original eingehenden Belege eingescannt und sofort mit dem SAP Beleg verknüpft (optional ist auch die Generierung eines Barcodes aus der Web-Maske möglich um auf dem Postweg versandte Papierbelege mit einer späteren Erfassung automatisiert zuzuordnen). Nach finaler Freigabe wird eine Zahlungsanweisung in SAP gebucht, abgelegt und freigegeben. Der Antrag wird anschließend revisionssicher archiviert und der Prozess erfolgreich abgeschlossen.

Ihre Vorteile

  • Beschleunigter und vereinheitlichter Prozess zur Auslagen-Erstattung
  • Vorlagen können im Web gespeichert werden
  • Vollständige Transparenz und Kontrolle des Bearbeitungsprozesses
  • Zugriff auf den Vorgang und Hinzufügen von Belegen jederzeit möglich
  • Benutzerfreundliche Oberfläche im Web und auf Mobilgeräten
  • Verbesserung der Zufriedenheit von Mitarbeitern
  • Nutzung von SAP Sicherheitsszenarien
  • Revisionssicherheit

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